Цифрові угоди та електронні підписи

⚠️ Цей розділ доступний лише для Адміністратора.

⚠️ Модулі "Програми", "Реєстрації в.2", "Документи на підпис", "Умови використання Платформи", "Програмні угоди", "Сесійні угоди" та "Підписи" мають бути попередньо увімкнені.

Огляд

Цифрові угоди — це цифрові форми згоди, які батьки заповнюють під час реєстрації своїх дітей на позашкільні програми. Такі угоди зазвичай містять умови програми, правила участі та дозволи, що дає змогу школам або організаціям ефективно збирати й керувати згодами без паперових документів.
Електронні підписи — це цифрові способи підписання таких угод, які можуть мати вигляд введеного імені, позначеного прапорця підтвердження або намальованого від руки підпису. Вони слугують юридично визнаним способом підтвердження схвалення та згоди батьків із зазначеними умовами.

Цифрові угоди можуть бути 2 типів:
- Порграмні угоди (застосовуються один раз на весь період програми)
- Сесійні угоди (обов’язкові для всієї сесії)

Активація модулів «Сесійні угоди», «Програмні угоди» та «Підписи»

1. Перейдіть у «Налаштування» → «Модулі робочого простору» в головному меню зліва.
2. Знайдіть у списку модулі: «Сесійні угоди»/«Програмні угоди»/«Підписи».
3. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч та оберіть «Увімкнути» поруч із кожним із них.

Додавання нової цифрової угоди на платформі

1. Перейдіть до "Налаштування" школи -> "Документи на підпис" в меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку "Додати".
3. Заповніть форму:
   - назва;
   - опис;
   - вставте заздалегідь підготовлений PDF-файл зі змістом Угоди;
4. Натисніть "Зберегти".

Редагування/Видалення нової угоди

1. Перейдіть до "Налаштування" школи -> "Документи на підпис" в меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч від вибраної Угоди.
3. Натисніть "Редагувати", щоб змінити назву або опис Угоди.
4. Натисніть "Зберегти", щоб зберегти зміни.
5. Щоб видалити Угоду, виберіть опцію "Видалити" у контекстному меню праворуч від Угоди.
6. Підтвердьте дію, натиснувши "Так, видалити".

Фільтрування/Сортування угод

1. Використовуйте фільтри "Назва", "Опис" і почніть вводити ключове слово, за яким ви хочете знайти потрібні Угоди.
2. Використовуйте сортування "Створено", щоб відобразити угоди від найновіших до найстаріших або навпаки.

Призначення цифрової угоди до Сесії

1. Перейдіть до "Програми" -> "Школи" в головному меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч від потрібної школи та виберіть "Сесії".
3. Виберіть конкретну сесію, натисніть кнопку контекстного меню праворуч і виберіть "Документи на підпис".
4. Натисніть кнопку "Додати" у правому верхньому куті сторінки.
5. Виберіть потрібний документ Цифрової угоди з випадаючого списку.
6. Позначте прапорець "Обов’язковий", якщо перегляд і погодження з угодою є обов’язковими для користувача.
7. Натисніть "Зберегти", щоб зберегти зміни.

Редагування/Видалення призначеної сесійної угоди

1. Перейдіть до "Програми" -> "Школи" в головному меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч від потрібної школи та виберіть "Сесії".
3. Виберіть конкретну сесію, натисніть кнопку контекстного меню праворуч і виберіть "Документи на підпис".
4. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч від конкретної угоди та натисніть "Редагувати".
5. Тут ви можете встановити/зняти обов’язковість перегляду та погодження з угодою користувачем або замінити поточну угоду іншою.
6. Натисніть "Зберегти", щоб зберегти зміни.
7. Щоб видалити Угоду із Сесії, виберіть опцію "Видалити" у контекстному меню праворуч від Угоди.
8. Підтвердьте дію, натиснувши "Так".

Призначення цифрової угоди до Програми

1. Перейдіть до "Програми" -> "Школи" в головному меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч від потрібної школи та виберіть "Сесії".
3. Виберіть потрібну сесію, натисніть кнопку контекстного меню праворуч від сесії та натисніть "Програми".
4. Виберіть конкретну Програму, натисніть кнопку контекстного меню праворуч і виберіть "Документи на підпис".
5. Натисніть кнопку "Додати" у правому верхньому куті сторінки.
6. Виберіть потрібний документ Цифрової угоди зі спадного списку.
7. Позначте прапорець "Обов’язковий", якщо перегляд і погодження з угодою є обов’язковими для користувача.
8. Натисніть "Зберегти", щоб зберегти зміни.

Редагування/Видалення призначеної програмної угоди

Ознайомтеся з інструкцією "Редагування/Видалення призначеної сесійної угоди" вище та повторіть кроки починаючи з п.4.

Електронні підписи

Під час увімкнення модулів "Програмні угоди" та "Сесійні угоди" Адміністратор може вибрати, який тип електронного підпису призначити до цифрових угод.

Методи підписання:
- "drawn" - поле, де користувачі можуть створити або намалювати візуальний підпис, наприклад, стилусом або курсором миші;
- "checkbox" - прапорець для вибору, який дозволяє користувачам позначити варіант;
- "text" - поле, де користувачі можуть ввести текстовий підпис.

Активація параметрів електронного підпису для Сесійних та Програмних угод

1. Перейдіть до "Налаштування" -> "Модулі Робочого простору" -> "Сесійні угоди"/Програмні угоди в головному меню ліворуч.
2. Натисніть кнопку контекстного меню праворуч та оберіть "Опції".
3. Виберіть потрібний метод підписання зі списку:
   - drawn;
   - checkbox;
   - text.
4. Натисніть "Зберегти".

Відстеження та керування електронними підписами

Адміністратор може відстежувати та керувати записами електронних підписів.
Для цього перейдіть до "Налаштування" школи -> "Записи підписів" у головному меню ліворуч.

Таблиця відображає детальну інформацію для кожного зафіксованого підпису:

Стовпець	Опис
№	Унікальний ідентифікатор запису підпису в системній базі даних.
Підписант	Повне ім’я особи, яка виконала підпис.
Школа	Школа, пов’язана із записом.
Документ	Назва підписаного документа.
Контекст	Посилання на конкретний ID заявки, де було створено підпис.
Метод	Вказує, чи користувач намалював підпис, натиснув прапорець згоди чи ввів текст.
Підпис	Візуальний попередній перегляд намальованого підпису або зелена позначка для прапорців.
Дата підписання	Точна дата й час, коли підпис було надіслано.

Натискання кнопки "Видалити" видалить запис підпису із системи.